O Excel fornece inúmeras ferramentas, muito simples de serem usadas e que facilitam o trabalho de controle de dados. Mais que um programa de planilha eletrônica, em alguns casos pode ser considerado também um programa que cria programas simples, acessíveis a quem não conhece a linguagem de programação.

Vamos aprender como criar formulários para inserção de registros. Esta é uma maneira de proteger os dados já inseridos, sem correr o risco de apagar algum já digitado, protegendo as informações que precisamos.

Mas, para isso, primeiro é preciso aprender a inserir o botão formulário à barra de acesso rápido, uma vez que o menu apresentado no Excel não o traz nas guias.

Inserir botões à barra de acesso rápido

Abra o Excel, numa nova planilha, e clique no botão Office (acima, à esquerda). Na janela que se abre, procure embaixo Opções do Excel.

A janela de Opções ficará disponível para seu próximo passo. Selecione Personalizar e uma nova janela se abre ao lado direito, com as opções de personalização. Em “Escolher comandos em” selecione Todos os Comandos. Na lista abaixo desta opção surgirão todos os comandos disponíveis para o Excel que podem ser utilizados.

Procure na relação Formulários, selecione a palavra e clique em Adicionar >> no espaço ente as janelas. Você vai ver que, imediatamente, a ferramenta será incluída na relação.

Basta, então, clicar OK e a ferramenta estará à sua disposição na Barra de Acesso Rápido, geralmente apresentada ao lado do botão Office.

Pronto. Você já tem à sua disposição, de maneira prática, mais uma ferramenta do Excel. Note que você pode utilizar outras ferramentas fazendo o mesmo processo, mas acostume-se a deixar à mostra nessa barra de ferramentas apenas as que você realmente utiliza com frequência para não poluir visualmente a tela.

Agora que você já sabe como inserir botões de comando, vamos ao foco deste tutorial, a criação de um formulário.

Inserir Formulários no Excel

Vamos partir de uma planilha básica de dados para que você saiba como criar um formulário. Você já tem o botão de criação do formulário. Digite agora, no Excel o cabeçalho da planilha de dados necessária para seu controle. Como exemplo, vamos fazer um controle de vendas diárias.

Sua planilha poderá ter os seguintes dados de cabeçalho: Data, Quantidade, Número da Nota, Valor, Percentual de Desconto, Valor do Desconto e Total da Venda.

Note bem que as colunas F e G já possuem valores zerados. Essas colunas já contém uma fórmula que apresenta o valor do desconto quando algum número é digitado na coluna E (% Desconto), apresentando os resultados. Essas colunas serão calculadas automaticamente e também vão servir para você entender melhor a criação do formulário.

Agora você vai selecionar somente a linha do cabeçalho:

Com a linha de cabeçalho selecionada, clique em Formulário, na Barra de Acesso Rápido, e verá que já vai aparecer um formulário pronto, com todos os dados selecionados:

Agora, todos os dados que forem inseridos através do formulário automaticamente surgirão na planilha que você selecionou para criá-lo. Note que existem algumas opções no formulário que devem ser observadas:

Novo, para um novo registro;
Excluir, para excluir um registro já feito;
Restaurar, para restaurar algum excluído;
Localizar (anterior ou próximo) para navegar pela planilha e
Fechar, para fechar o formulário.

Deixamos propositadamente para depois a opção Critérios. Veja que no formulário os dados referentes a V.Desconto e Total da Venda não estão disponíveis para lançamentos. Isso é porque a planilha contém fórmulas que serão calculadas automaticamente. Se você utilizar a opção Critérios, poderá acessar esses dados através do formulário e alterá-los.

- See more at: http://excelpratico.com/inserindo-formularios-no-excel/#sthash.4GfKFRdw.dpuf

Contas a pagar: 5 dicas para controlar suas finanças

Saiba o que fazer para controlar o orçamento do seu negócio

Da Endeavor Brasil - 16/06/2015

cofre; finanças; dinheiro (Foto: ThinkStock)

Misturar finanças pessoais e da empresa é um grande erro (Foto: ThinkStock)

A vida de um empreendedor não é nada fácil. Principalmente se você estiver no início de um empreendimento, quando é mais comum que tenha de se ocupar com as inúmeras atividades que fazem parte a gestão empresarial. E entre estas atividades, está uma que é importantíssima: controle das contas a pagar.

SAIBA MAIS

Assumir este controle é fundamental para que você gerencie melhor o seu capital – e, em consequência, seus negócios. Afinal, nunca é demais repetir que a sobrevivência da sua empresa passa necessariamente pela boa gestão financeira; e que, nesse sentido, organizar e honrar as contas a pagar é uma atividade nada menos do que obrigatória.

Senão, olhe para os casos de falências que todos os dias pipocam aqui e ali. Pode procurar nos balanços, nos relatórios destas empresas: você muito provavelmente vai encontrar pagamentos atrasados, que implicam multas e juros que, ao se acumularem, serão extremamente prejudiciais para a saúde financeira destes negócios.

Porém, de acordo com o que temos observado, isto não é exclusividade de empresas já estabelecidas: novos empreendedores também encontram muitas dificuldades no momento de gerenciar estas questões. Pensando nisso, resolvemos produzir um artigo com várias dicas práticas, que podem ser extremamente úteis para a gestão de suas contas a pagar – independentemente do tamanho ou do perfil da sua empresa.

1. Antes de mais nada: controle é igual a registro
Ter total controle dos compromissos que você assumiu significa que nenhum custo – nenhum mesmo, fixo ou variável, por mais insignificante que pareça – deve ficar de fora do seu radar (vulgo planilha financeira). Só lembrando: custos fixos são aqueles que se repetem todos os meses, como contas de luz e água, aluguel, telefones, folha de pagamento, etc. E os custos variáveis são aquelas despesas não recorrentes, que não se repetem a cada mês.

Seja como for, absolutamente todas as contas a pagar devem constar dessa planilha, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento, para que você tenha sempre a dimensão exata das contas da sua empresa. Renovou os computadores? Registre. Trocou o galão de água? Registre também.

Por meio deste controle, você vai monitorar as contas a serem pagas, além de quando e como. E se mesmo assim algum atraso persistir, há sempre a possibilidade de negociar os prazos com seus fornecedores, o que pode eliminar o temível risco de multas e juros.

2. Nunca misture seus gastos pessoais e empresariais
Esta dica vale para um hábito recorrente entre empreendedores, mas que pode trazer sérios problemas para os resultados finais. Procure nunca, sob nenhuma circunstância, utilizar o dinheiro da empresa para quitar contas estritamente pessoais – o que também vai ajudar na hora da declaração do Imposto de Renda, uma vez que é bem mais fácil separar rendimentos de pessoa física e jurídica. O inverso também vale: evite pagar contas da empresa com o seu dinheiro, o que poderia complicar seu fluxo de caixa.

3. Planilhas separadas, contas idem
Para colocar em prática a questão acima, o ideal é já separar todos estes gastos em duas planilhas – uma para sua empresa, outra para você mesmo. E também mantenha duas contas bancárias diferentes: uma para Pessoa Física, outra para Pessoa Jurídica. Desta forma, fica muito mais fácil controlar os pagamentos de clientes e de fornecedores.

4. Não se esqueça: organização é tudo
Você jamais terá o controle total das suas contas a pagar se não conseguir se organizar. É preciso conhecer sua empresa em detalhes, tintim por tintim – o fluxo de caixa, cada um dos serviços contratados, as curvas de venda de produtos e tudo o que disser respeito à saúde financeira do seu negócio. Ter conhecimento disso vai te ajudar, inclusive, a traçar estratégias fundamentais, como de redução de custos, por exemplo.

SAIBA MAIS

Os 5 pecados da gestão de estoque

Se, por outro lado, você está iniciando um empreendimento e jamais ouviu falar em planilhas financeiras, não tema; o próximo item vai te ajudar.

5. Certo. Mas como controlo minhas contas na prática?
Existem inúmeras formas de colocar suas contas a pagar em ordem. Neste caso, colocar em ordem geralmente significa colocar em uma planilha: e é por isso que o Excel continua a ser, ainda hoje, uma ferramenta das mais eficazes. Porém, se você não tem tanta familiaridade com o software, não se preocupe: há diversos programas de gestão financeira com preços bastante acessíveis e pacotes elaborados para diferentes perfis e tamanhos de empresas – inclusive em versões gratuitas. Estes são alguns deles:

ContaAzul: é mais para pequenas e médias empresas. Oferece controle financeiro, controle de estoque integrado às vendas, integração bancária, emissão de notas fiscais, além de relatórios gerenciais.

Bling: oferece caixa que registra todos os recebimentos e pagamentos efetuados cronologicamente. Por meio dele, você também consegue controlar as contas bancárias.

Nibo: centraliza todas as contas a pagar e receber em um só lugar, com boletos e comprovantes totalmente anexados para que você se organize melhor.

Também há várias ferramentas de gestão totalmente gratuitas – como estas aqui:

Planilha de fluxo de caixa: este é um modelo em PDF criado pelo Sebrae para ajudar empreendedores a administrar seus pagamentos.

Controle de contas a pagar: nesta página explicativa, também elaborada pelo Sebrae, você encontra um passo a passo de como implantar um controle eficiente das contas a pagar.

Planilhas diversas: nesta página do GuiaBolso, você encontra quatro modelos de planilhas de custos para download grátis.